魯會(huì)協(xié)[2023]20號(hào) 山東省注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)關(guān)于推動(dòng)行業(yè)檔案電子化管理的通知

山東省注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)關(guān)于推動(dòng)行業(yè)檔案電子化管理的通知

魯會(huì)協(xié)[2023]20號(hào) 2023-3-22

各會(huì)計(jì)師事務(wù)所：

　　為加強(qiáng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所(以下簡(jiǎn)稱“事務(wù)所”)檔案數(shù)字化管理，提升事務(wù)所內(nèi)部管理質(zhì)量，降低經(jīng)營(yíng)成本，遵循國(guó)家監(jiān)管及行業(yè)檔案規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，圍繞檔案的“收、管、存、用”，省注協(xié)經(jīng)過(guò)調(diào)研、座談，充分了解會(huì)員檔案管理實(shí)際需求，細(xì)致考察檔案管理公司服務(wù)能力，發(fā)揮集采優(yōu)勢(shì)，努力為會(huì)員單位定制服務(wù)方案，爭(zhēng)取價(jià)格優(yōu)惠，與專業(yè)文檔服務(wù)公司銀雁科技達(dá)成協(xié)作，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

　　有關(guān)檔案電子化集中管理，主要有兩種服務(wù)方案可供選擇。一是檔案集中托管。銀雁科技在省內(nèi)設(shè)立9個(gè)專業(yè)庫(kù)房，提供實(shí)體檔案移庫(kù)交接、裝箱、安全運(yùn)輸、定期消殺、調(diào)閱等服務(wù)，可解決檔案存儲(chǔ)空間不足、管理分散問(wèn)題，提高檔案安全性，降低管理成本。二是檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。鼓勵(lì)有條件的事務(wù)所定制開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)，深層次提高檔案管理工作。檔案管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理檔案、業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化加工，幫助事務(wù)所整合檔案資源，形成統(tǒng)一信息檔案庫(kù)，強(qiáng)化內(nèi)控合規(guī)管理。事務(wù)所可著重考慮將新產(chǎn)生的檔案電子化。另外，如需檔案整理服務(wù)，可與銀雁科技對(duì)接，尋求專人進(jìn)行檔案分類、排序、裝訂等輔助服務(wù)(服務(wù)方案詳見(jiàn)附件1)。

　　事務(wù)所根據(jù)實(shí)際需要，自愿選擇適合方案，優(yōu)化檔案管理工作。請(qǐng)有購(gòu)買意向的事務(wù)所，填報(bào)檔案管理需求意向表(詳見(jiàn)附件2，可匯總同一集團(tuán)下不同經(jīng)營(yíng)主體中的稅務(wù)、工程、監(jiān)理、咨詢等單位，按照文檔箱尺寸(42CM*32CM*30CM)合理預(yù)測(cè)需要托管的檔案數(shù)量進(jìn)行填報(bào))，于4月15日前發(fā)送至監(jiān)管部郵箱sdcpajg@163.com，或可通過(guò)省注協(xié)QQ群私聊發(fā)送至監(jiān)管部聯(lián)系人。

　　下一步，省注協(xié)將聯(lián)合銀雁科技采取檔案管理公開(kāi)課培訓(xùn)、上線快速鏈接通道、參訪先進(jìn)科技公司和知名學(xué)府等系列措施，為我省會(huì)計(jì)師事務(wù)所提供全面規(guī)范的檔案管理服務(wù)，穩(wěn)步促進(jìn)行業(yè)檔案信息化、集約化、規(guī)范化。

　　監(jiān)管部聯(lián)系人： 賈禮章 0531-82919698 王麗梅 0531-82919692

　　附件：

　　1.檔案管理服務(wù)方案

　　2.檔案管理需求意向表

山東省注冊(cè)會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)

2023年3月22日